Dalam hal pengiriman surat dengan isi yang sama seperti surat undangan , surat penawaran , dan lain-lain kepada beberapa orang , diperlukan cara cepat untuk mengerjakannya. jika surat dibuat satu per satu, tentu ini akan merepotkan. dalam word terdapat fasilitas cetak gabung ( mail merge ) untuk membuat beberapa surat dengan cepat.
Langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas mail merge adalah sebagai berikut.
Untuk menggunakan fasilitas cetak gabung , terlebih dahulu harus dibuat dua file, yaitu dokumen utama ( main document ) dan sumber data ( data source ). dokumen utama berisi teks surat dan field-field, sedangkan sumber data berisi data-data yang akan digabungkan ke surat ( misalnya nama dan alamat yang dituju)